Где смотреть план, выполнение, материалы и деньги
Понятная карта показателей и сквозной пример частного дома. Проследите документы от создания до результата и обратно без потери истории.
Один вопрос — свой документ
Если цифры отличаются, сначала определите, что именно сравниваете. Можно полностью оплатить поставщику ещё не привезённый материал или выполнить работу, которую заказчик ещё не подписал. Это разные этапы одного процесса.
| Что нужно узнать | Где проверить | Что само по себе этого не подтверждает |
|---|---|---|
| Что договорились выполнить и купить | Текущая договорная смета | Рабочий черновик и старая версия. |
| Что нужно закупить | Потребности снабжения | Галочка выбора строки. |
| Что заказали поставщику | Оформленная заявка на закупку | Ручное поступление на склад. |
| Что приехало | Проведённое поступление | Оплата или ожидаемая отгрузка. |
| Что находится на складе | Остатки конкретной партии | Количество в заявке, ещё не выданной. |
| Что передали получателю | Выдача по складской заявке | Сохранение её черновика или резерв. |
| Что израсходовали | Сохранённый расход по заявке | Факт выполненной работы. |
| Что выполнили | Согласованные записи журнала работ | Непроверенная заявка исполнителя или оплата подрядчику. |
| Что приняли стороны | Подписанные акты и их действующие редакции | Отправка на подпись. |
| Что реально оплачено | Подтверждённые записи финансового журнала | План платежей и отметка «исполнено» в нём. |
| Кто и почему изменил документ | История и предыдущие редакции самого документа | Только его текущий статус. |
Учебная закупка в наполненном проекте дома
В проекте частного дома для примера оформлена отдельная закупка «УЧ-ЗАК-001»: 100 кирпичей по 30 ₽ и 2 м³ бетона по 6 500 ₽. Всего — 16 000 ₽. Материалы приняты документом «УЧ-ПР-001», затем переданы по заявке «УЧ-ВЫД-001».
В ней выданы 60 кирпичей и 1 м³ бетона. Расход: 40 кирпичей и 0,5 м³ бетона. На склад возвращены 10 кирпичей. Эти документы показывают всю цепочку на небольших понятных количествах.
| Материал | Принято | Выдано | Израсходовано | Возвращено | На складе | У получателя |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Кирпич | 100 шт. | 60 шт. | 40 шт. | 10 шт. | 50 шт. | 10 шт. |
| Бетон | 2 м³ | 1 м³ | 0,5 м³ | 0 м³ | 1 м³ | 0,5 м³ |
Пройти прямой маршрут материалов
- В смете проверьте объёмы и сохраните текущую версию. В снабжении выберите нужные материалы.
- Создайте закупку, укажите поставщика, склад, сроки, цены и счёт. Сохраните и отправьте на оплату.
- Запишите фактическую оплату. Для учебной закупки итог — 16 000 ₽; частичную оплату также можно учитывать отдельными платежами.
- В «Складах → Отгрузки» создайте поступление на фактически прибывшее количество и приложите документы.
- Из остатков подберите партии в заявку на выдачу. Проведите её, выдайте материал и подтвердите получение.
- Сохраните фактический расход и оформите неиспользованный возврат. Проверьте остаток склада и количество у получателя.
- Откройте историю заявки и сверяйте каждое действие с подписанными документами и фотографиями.
Пройти обратный маршрут материалов
- Для исправления одного количества начните с самого позднего ошибочного этапа: измените расход либо верните неиспользованное.
- Для полного возврата складской заявки в черновик нажмите «Распровести». Расход, возвраты и выдачи будут отменены, история останется.
- После отмены последующих складских действий отмените поступление. Если у него были корректировки, приводите итог к нулю через корректировку.
- Затем отмените записи оплаты и верните закупку в черновик. Если от закупки отказываются полностью, в черновике отдельно нажмите «Отменить заказ».
- Вместо этих отдельных шагов можно открыть «Отменить все операции» в закупке и проверить предлагаемый список. Смешанные заявки, перемещения и корректировки сначала разбираются отдельно.
- Для учебной цепочки после полного отката в складе не останется принятых по ней материалов, выдача станет черновиком, а оплата будет отменена в учёте. История исходных этапов сохранится.
Пройти маршрут работы и вернуться от итогового акта
Отмена акта не отменяет склад, а отмена закупки не отменяет выполненную работу. Каждый документ сохраняет свою историю и свои последствия.
- Откройте работу из текущей сметы и запишите выполненный объём с датой, ответственным, комментарием и фото.
- Проверьте запись в журнале и согласуйте. Из доступного объёма создайте акт, укажите сторону, период и контрагента.
- Сверьте строки и подпишите акт после фактического принятия. Запишите связанную оплату.
- Если нужна новая редакция, используйте «Вернуть на исправление»: платежи и прежняя подпись останутся в истории, новый вариант потребует подписи.
- Если требуется отдельное изменение принятой суммы, создайте корректирующий акт на разницу.
- Для полной отмены откройте «Отменить акт и его платежи». При наличии корректирующих актов сначала отмените их.
- После отмены акта отдельно верните факты на согласование и исправьте. Затем пройдите согласование и оформление акта заново.
Проверить, что цепочка завершена
- В снабжении нет необъяснённых незакупленных потребностей и заказов без оформления.
- Принятое количество соответствует поступлениям; выданное, расход и возврат сходятся внутри заявки.
- В журнале нет ошибочных или повторных фактов, а несогласованные записи видны отдельно.
- Акты содержат нужные объёмы и стороны; принятые суммы сопоставлены с оплатой.
- Журнал денег соответствует фактическим платежам и нужным счетам; ожидаемые строки плана не приняты за оплату.
- После исправления понятны причина, автор и история. Повторное проведение использует проверенный черновик и новые подтверждения.