Различайте состояние документа, выполнение, оплату и поставку. Для каждого состояния указано, где продолжить процесс или вернуть его на исправление.
Проект, смета и выполненная работа
Что видите
Что это означает
Следующий или обратный шаг
Проект: черновик, планирование, не начат
Подготовка объекта и плана.
Заполнить данные и смету; сам статус не создаёт закупку.
Проект: в работе, приостановлен, завершён
Управленческое состояние. Процент рядом показывает подтверждённое выполнение.
Проверять факты, материалы и деньги отдельно; для исправления использовать исходные документы.
Смета: рабочая
Редактируемый расчёт.
Проверить и нажать «Сохранить изменения», чтобы создать новую текущую версию.
Смета: сохранённая версия
Снимок расчёта с номером и названием.
Сравнить с другими версиями; при необходимости восстановить содержание в рабочую смету.
Смета: текущая договорная
Действующий план связанных разделов.
По нему ведутся закупки и работы; новую редакцию делают текущей через «Сохранить изменения».
Смета: архивная или скрытая
Сохранённый прежний расчёт.
Просмотреть; скрытое восстановить, содержимое версии при необходимости вернуть в черновик.
Работа: не начата, в работе, завершена
Состояние выполнения по плану и подтверждённому объёму.
Добавлять и согласовывать факты; при ошибке исправлять записи.
Факт: на согласовании
Исполнитель заявил объём, проверка ещё не завершена.
Согласовать, отклонить с причиной или исправить запись.
Факт: согласовано
Объём принят и участвует в прогрессе.
Включить в акт; для исправления вернуть на согласование с учётом связанных актов.
Факт: отклонено
Запись не принята.
Исправить ту же запись и отправить повторно.
Факт: в акте или оплачено
Объём связан с действующим актом и его расчётами.
Сначала разобраться с актом: новая редакция, корректировка или отмена.
Акт и его оплата
Состояние документа и состояние расчётов читаются отдельно. Подписанный акт может быть неоплаченным, частично оплаченным или оплаченным.
Состояние
Что дальше
Как вернуть назад
Черновик
Проверить реквизиты и строки, отправить на подпись.
Изменить или «Скрыть черновик».
Отправлен / на подписи
Получить и отметить фактическую подпись.
«Вернуть на исправление» с причиной.
Подписан
Оформить оплату и контролировать остаток.
Новая редакция с повторной подписью, корректирующий акт или отмена акта.
Частично оплачен
Записать следующую фактическую оплату.
Сторнировать отдельный или все ошибочные платежи.
Оплачен
Сверить взаиморасчёты и подтверждения.
Отмена оплаты либо «Отменить акт и его платежи» по задаче.
Открыт на исправление
Проверить новую редакцию и подписать повторно.
Прежняя подписанная редакция и платежи сохраняются; прошлое принятие действует до новой подписи или отмены.
Корректирующий акт
Проверить исходный акт, причину и сумму разницы.
Исправлять или отменять его как отдельный документ; перед отменой исходного сначала разобрать корректирующие.
Скрыт / отменён
Документ не входит в действующие суммы.
В «Скрытых» восстановить черновик и проверить перед повторным подписанием.
Закупка, поставка и складская заявка
Документ и состояние
Что изменилось
Следующий или обратный шаг
Закупка: черновик
Состав сохранён для подготовки.
Отправить на оплату, исправить или отменить заказ.
Закупка: на оплате
Оформлено ожидание оплаты.
Подтвердить фактический платёж; до оплаты можно снять с оплаты.
Закупка: частично оплачен / оплачен
Записаны связанные платежи.
Проверить поставку; для возврата в черновик сначала разобраться со складом и оплатой.
Закупка: закрыт / отменён
Обработка завершена либо от закупки отказались.
Проверять историю и оставшиеся реальные расчёты.
Отгрузка: не принята / частично / полностью
Физическое получение по проведённым поступлениям.
Начать приёмку или доприёмку; исправлять первичное поступление.
Поступление: проведено
Количество добавлено на склад.
Проверить партии; при ошибке — редактирование, корректировка либо отмена после последующих документов.
Складская заявка: черновик
Состав можно менять.
Проверить и провести.
Складская заявка: проведена
Количество зарезервировано, исходный состав закрыт.
Выдать; для исправления — распровести и снять резерв.
Складская заявка: выдана частично / выдана
Остаток склада уменьшен на фактически переданное.
Дополнить выдачу или подтвердить получение.
Складская заявка: получена
Получатель подтвердил передачу.
Сохранить расход, вернуть остаток, приложить подпись; для полного исправления распровести.
Расход: не списано / частично / списано
Состояние по сохранённым количествам расхода.
Исправить итог, в том числе до нуля, и сохранить.
Складская заявка: отменена
Документ больше не действует.
Посмотреть историю; новый рабочий маршрут начинается с проверенного черновика.
Финансовая операция, план и согласование
Если кнопка недоступна, учитывайте права пользователя, состояние проекта и более поздние документы. Подпись статуса не заменяет оплату, приёмку или подтверждение выполненного объёма.
Состояние
Как понимать
Что проверить
Операция: черновик
Платёж ещё не проведён.
Дату, сумму, счёт, основание и обязательные поля.
Операция: проведена
Изменяет учётный остаток счёта.
Совпадает ли с фактическим платежом; связан ли нужный заказ, акт или табель.
Операция: отменена / сторнирована
Не входит в текущие суммы, но остаётся в истории.
Баланс и обновлённый остаток к оплате исходного документа.
План: ожидается / частично / исполнено / просрочено
Управленческая отметка запланированного платежа.
Есть ли реальная проведённая операция; сама отметка баланс не меняет.
Возмещение: ожидает / возмещено / не требуется
Состояние расчётов по трате сотрудника.
Сотрудника, чек и фактическое возмещение.
Согласование: ожидает
Решение ещё не принято.
Состав документа и назначенного согласующего.
Согласование: согласовано
Получено положительное решение.
Следующий доступный шаг в исходном документе.
Согласование: отклонено
Требуется исправление по причине решения.
Исправить и повторно отправить по маршруту.
Согласование: отменено / истекло
Этот запрос больше не ожидает решения.
Актуальную редакцию и необходимость нового запроса.