Контрагенты: карточки, реквизиты и возврат к работе

Одна карточка для связанных документов

В «Контрагенты» ведут поставщиков, заказчиков, подрядчиков и сотрудников. Сохранённые карточки выбирают в проектах, закупках, актах и платежах. Перед добавлением найдите организацию по ИНН или телефону: это помогает избежать дублей с разным написанием названия.

Реестр контрагентов компании — Поиск и тип помогают найти нужную организацию. В таблице удобно сравнивать контакты и выбирать несколько карточек.

Найдите карточку и выберите вид списка

«Карточки / Таблица» переключает представление. Выбранный вид запоминается в текущем браузере.
Фильтр типа оставляет поставщиков, заказчиков, подрядчиков или сотрудников. «Все типы» возвращает общий список.
Поиск помогает найти название, юридическое название, ИНН, КПП, ОГРН, телефон, email, контактное лицо, адрес, ответственного, регион, теги или комментарий.
Откройте найденную карточку для проверки и редактирования. Если подходящей карточки нет, нажмите «Добавить контрагента».

Заполните «Основное»

Поле	Пример и смысл
Тип	«Поставщик» для компании, у которой закупают материалы.
Компания / ФИО	Обязательное название, например «Северный Дом — поставщик кирпича и бетона».
Телефон и Email	Рабочие контакты для заказа и документов.
Контактное лицо	Имя менеджера, с которым договариваются о поставке.
Сайт	Сайт организации при необходимости.
Адрес	Фактический адрес офиса или склада.

Карточка контрагента — Основные контакты, юридические данные, рейтинг и условия работы находятся во вкладках одной карточки.

Заполните «Юр. данные»

Переносите реквизиты из проверенного документа организации. Перед оплатой или формированием официального документа сверьте получателя и счёт. Исправление карточки не заменяет проверку уже подготовленных документов.

Реквизиты	Что указать
Юр. название	Полное наименование из карточки организации или договора.
ИНН и КПП	Проверенные реквизиты организации.
ОГРН	ОГРН организации или ОГРНИП предпринимателя.
ОКПО	Код организации, когда он требуется для формы.
Подписант документов и должность подписанта	Имя и должность человека, указанного в документах организации.
Банк и БИК	Банк получателя и его код.
Р/с и К/с	Расчётный и корреспондентский счета.
Юр. адрес	Адрес регистрации для договоров и форм.

Юридические данные и подписант документов — В одной вкладке проверяют регистрационные и банковские реквизиты, юридический адрес, имя и должность подписанта.

Укажите рейтинг и условия работы

В «Рейтинг» выберите «Без рейтинга» или оценку от 1 до 5, статус, надёжность и ответственного сотрудника. Комментарий к рейтингу объясняет факты: сроки, качество, комплектность документов, скорость исправлений.
Статусы «Предпочтительный», «Обычный» и «Резервный» помогают команде выбирать партнёров. «Не задано» оставляет оценку открытой.
В предпочтениях заполните оплату, доставку или выезд, регион и теги. Например: «Отсрочка 10 дней», «Доставка до объекта», «бетон, Истра».
В «Комментарий» внесите внутреннюю заметку для команды. Не записывайте там пароли или коды подтверждения.

Сохраните и используйте карточку

Если контрагент уже связан с документами, перед сменой типа проверьте их. Не создавайте дубль только из-за другой записи названия. Для передачи отношений другому менеджеру смените ответственного и оставьте понятную заметку.

Проверьте «Компания / ФИО», тип, контакты и реквизиты.
Нажмите «Сохранить». Карточка появится в реестре и доступных списках выбора.
Откройте заказ, акт или проект и выберите сохранённого контрагента.
Если обнаружена опечатка, исправьте существующую карточку. «Отмена» или крестик закрывает незавершённую форму без сохранения.

Приостановите работу и верните контрагента

Так можно остановить новые операции с партнёром, сохранив прошлые закупки, акты и платежи. Этот статус сам по себе не отменяет ни один из связанных документов.

В карточке укажите статус «Не использовать» или нажмите одноимённое действие в реестре.
Подтвердите действие. Контрагент будет отмечен как неиспользуемый; его история и связи с документами сохранятся.
Чтобы снова работать с ним, найдите карточку и откройте её.
Во вкладке рейтинга выберите «Обычный» или другой рабочий статус и сохраните.
Проверьте возможность выбрать его в новом документе.

Статус контрагента и возврат к работе — «Не использовать» сохраняет прошлые связи. Для возврата выбирают «Обычный» или другой рабочий статус и сохраняют карточку.

Отметьте несколько карточек

В табличном виде поставьте галочки у строк. Галочка в заголовке выбирает показанные строки; Shift помогает выделить диапазон.
Перед действием проверьте «Выбрано N». «Снять выбор» очищает галочки.
Массовое действие «Не использовать» меняет состояние выбранных контрагентов с сохранением документов и связей. Вернуть каждого можно через статус в карточке.
Массовое изменение реквизитов или типа здесь не предусмотрено: откройте нужную карточку отдельно.

Если контрагент не выбирается

Ситуация	Что проверить
Не находится в реестре	Снимите фильтр типа и ищите по ИНН, телефону или юридическому названию.
Нет поставщика в закупке	Карточка сохранена, тип подходит для поставщика, статус разрешает работу.
Нельзя выбрать прежнего партнёра	Проверьте «Не использовать» и при необходимости верните рабочий статус.
Есть дубли	Сравните ИНН и реквизиты, выберите основную карточку. Лишнюю отметьте «Не использовать», не теряя её старые связи.
В документе неверное имя или реквизиты	Проверьте выбранную карточку и актуальность самого документа перед отправкой или печатью.