Выбрать компанию или проект

«Финансы» в левом меню показывают операции компании. Фильтр «Контур» позволяет оставить всю компанию или один проект; после выбора нажмите «Показать». Внутри проекта вкладка «Финансы» сразу показывает его документы и операции.

На уровне компании доступны «Управление», «Оплата труда», «Траты сотрудников» и «Отчётность». В проекте — «Журнал операций», «План платежей», «Поставщики и подрядчики» и «Поступления от заказчика».

Поступления, выплаты и сальдо относятся к проведённым операциям. Показатель «К оплате» показывает незакрытые обязательства, а не уже списанные деньги.

Финансовый журнал проекта

Различать план, принятую сумму и деньги

Если у назначенного подрядчика отдельная цена не заполнена, план может использовать себестоимость строки. До начала работ проверьте её, чтобы ожидаемые выплаты не оказались занижены.

Создать доход, расход или перевод

Один и тот же платёж не нужно повторно вводить свободным расходом после оплаты заказа или акта. Перевод между своими счетами записывайте переводом, чтобы не увеличивать доходы и расходы.

1. В «Финансах → Управление» нажмите «Доход», «Расход» или «Перевод». Если операция оплачивает существующий заказ или акт, лучше открыть оплату из этого документа.
2. Выберите проект либо «Без проекта / компания». Операция без проекта не попадёт в финансовый результат отдельного объекта.
3. Укажите дату, положительную сумму, счёт и статью. Для перевода выберите разные счета списания и зачисления.
4. Заполните контрагента, сотрудника и описание по смыслу операции. Для расхода сотрудника укажите, требуется ли возмещение.
5. Приложите чек или платёжный документ и нажмите «Провести».
6. Откройте запись в журнале и проверьте сумму, счёт, проект, статью, сотрудника и вложение. Несохранённую форму можно закрыть без проведения.

Оплатить закупку или акт подрядчика

1. Откройте проект → «Финансы → Поставщики и подрядчики». Выберите «Не оплачены», «Оплачены» или «Все».
2. Найдите заказ или подписанный акт по номеру и контрагенту. Проверьте сумму, уже оплаченную часть и остаток.
3. Нажмите «Оплатить». Укажите фактически выплачиваемую сумму; для частичного платежа не вводите всю стоимость документа.
4. Выберите счёт списания и приложите подтверждение. В оплате заказа вводятся сумма и счёт; в оплате акта дополнительно указывают дату и обязательный подтверждающий документ.
5. Нажмите «Провести оплату» или «Подтвердить оплату» в открывшейся форме.
6. Проверьте финансовый журнал и остаток в документе. Заказ и акт должны показывать ту же оплаченную сумму.

Оплата ожидающего заказа

Записать поступление от заказчика

Черновик и акт на подписи ещё не являются подписанными основаниями для этого списка. При отсутствии акта аванс или иной доход оформляйте по фактическому основанию, не создавая фиктивную подпись.

1. Откройте «Финансы → Поступления от заказчика». Выберите ожидающие оплаты, оплаченные или все документы.
2. Найдите подписанный акт заказчика и проверьте сумму и уже полученную часть.
3. Если деньги действительно поступили, откройте оплату и введите сумму, дату и счёт зачисления.
4. Приложите обязательное подтверждение и добавьте комментарий. Нажмите «Подтвердить оплату».
5. Проверьте входящую запись в журнале и остаток долга по акту.

Отменить оплату или исправить связанный документ

Эти действия отменяют записи учёта и пересчитывают остатки в приложении. Реальный возврат денег через банк оформляется отдельно. Если первоначальный платёж был верным, а позже возник возврат, отражайте реальное новое движение, а не стирайте верное событие.

У свободной финансовой операции нет универсальной кнопки полного отката всей связанной деятельности. Откройте её карточку и проверьте доступные действия. Для исправления реального движения используйте документированную обратную операцию по тем же участникам и счетам с явной ссылкой на исходную в описании; не выдавайте её за удаление истории.

Вести план платежей и сверять журнал

1. В проекте откройте «План платежей» → «Добавить платёж».
2. Выберите поступление или выплату, укажите назначение, контрагента, плановую дату и сумму.
3. Используйте состояния и фильтры для ожидаемых, частичных, исполненных и просроченных строк.
4. Когда деньги действительно прошли, сначала запишите операцию в журнале либо оплатите связанный заказ или акт.
5. После этого отметьте исполнение в плане. Если отметка ошибочна, исправьте план; это не отменяет ранее проведённую финансовую операцию.
6. В журнале используйте фильтры типа и сотрудника, открывайте карточки и обсуждение. Для Excel применяйте «Импорт Excel» по шаблону и «Экспорт Excel» по текущему списку.

Оплатить труд и возместить траты сотрудников

Расчёт зарплаты появляется в финансах только после фиксации ведомости. Выплаты общего табеля относятся к компании; для учёта в результате конкретного объекта используйте проектный табель или соответствующий проектный расход и не дублируйте одну выплату.

1. Сначала в «Табеле» откройте нужный документ → «Расчёт». Проверьте часы, дни, ставки и начисления.
2. Нажмите «Зафиксировать расчёт», затем «В финансы» или откройте «Финансы → Оплата труда» за тот же месяц.
3. Оплатите сотрудника или весь доступный остаток. Проверьте выплату, счёт и оставшуюся сумму.
4. Для исправления выплаты используйте её отмену в списке выплат, затем разберите ведомость и проведите исправленную выплату. Не оплачивайте исправление вторым платежом поверх ошибочного.
5. Во вкладке «Траты сотрудников» выберите проект и сотрудника. Проверьте сумму, статью, счёт, чек и состояние возмещения.
6. После проверки укажите «Ожидает», «Возмещено» или «Не требуется» в соответствии с фактическими расчётами.

Сверить отчёты, счета и права

1. В «Финансах → Отчётность» проверьте проекты, счета и последние подтверждённые операции. Для подробностей откройте «ДДС», «Проекты» или «P&L».
2. Сравнивайте одинаковый период и проект. Денежный результат — поступления минус выплаты; долг по актам — подписанные суммы минус оплаты по ним.
3. В «Статистике → Взаиморасчёты» сравните план подрядчиков, их подписанные акты и выплаты. Выгрузка статистики отдельно показывает план, денежный результат и прогноз.
4. Плановая прибыль — выручка без НДС минус плановая себестоимость организации. Прогноз учитывает рост обязательств и расходов; он может отличаться от текущего остатка денег.
5. Для нового счёта, кассы, карты или статьи откройте «Настройки → Финансы». Неактуальные счета и статьи архивируйте, сохраняя их использование в прошлых операциях.
6. Если суммы или действия скрыты, проверьте права на деньги, редактирование и экспорт. Право просмотра не означает право проводить платежи.