Как устроен маршрут

Заявка на закупку — это потребность одного проекта вне сметы. Прораб указывает материалы, снабжение выбирает, что и в каком количестве закупать, и сразу формирует отгрузку: она попадает на склад в статусе «К приёмке». Оплата для приёмки не нужна. Маршрут: заявка → обработка снабжением → отгрузка → приёмка на склад → выдача → стоимость и оплата.

Действующая смета для заявки не требуется. Заявка отмечена «Вне сметы», сохраняет свой номер и может иметь несколько отгрузок. Если материал позже попал в смету, позицию помечают «Закупка не требуется»: отдельная закупка по ней не нужна.

• В проекте откройте «Снабжение → Заявки на закупку».
• Для работы по компании откройте «Снабжение → Заявки на закупку» в общем разделе и выберите проект либо оставьте «Все проекты».
• На телефоне доступны материалы приложения и новый интерфейс в мобильном браузере.
• Источник заявки виден в реестре: метка «ПК» или «Моб.» рядом с номером и фильтр «Источник заявки».

Подать заявку

1. Нажмите «+ Заявка на закупку» и выберите один проект (в проекте он уже выбран).
2. Добавьте название каждого материала, единицу, количество, при необходимости срок и комментарий.
3. Нажмите «Сохранить заявку». Поставщик, склад, цена, оплата и чек на этом этапе не нужны.
4. Сверьте номер и состав заявки. Новые номера вида «0007-09-2026» выдаются по общему для сайта и приложения счётчику проекта и сбрасываются каждый месяц; заявки из мобильного приложения получают префикс «М» — «М0007-09-2026». Старые номера сохраняются без изменений.
5. В приложении дождитесь успешной синхронизации. До отправки может отображаться временная подпись вместо номера.

Кто может изменять заявку

У позиции с действующей отгрузкой нельзя менять название и единицу измерения, исключать её или уменьшать количество ниже уже заказанного, а также помечать её как «закупка не требуется». Другой материал добавьте отдельной позицией.

Сформировать отгрузку из заявки

1. В проектном «Снабжении → Заявки на закупку» или в общем разделе выберите проект и статус «Новые», затем откройте заявку.
2. Нажмите «Взять в работу». После этого автор больше не редактирует и не удаляет её.
3. Нажмите «Создать отгрузку». Откроется то же окно, что и при формировании отгрузки по смете: слева позиции заявки с количеством и ценой, справа условия поставки.
4. Отметьте позиции, которые нужны сейчас, и укажите количество. Известную цену внесите сразу; если стоимость пока неизвестна, оставьте 0 и уточните её позже.
5. Выберите тип (оплата поставщикам или давальческий материал), склад приёмки и поставщика. При необходимости укажите срок оплаты, срок доставки и комментарий.
6. Нажмите «Создать отгрузку» — она сразу появится на складе в статусе «К приёмке». Кнопка «Сохранить черновик» оставляет отгрузку непринятой, пока её не подтвердят в карточке заказа.

Принять материалы

Приёмка и выдача доступны независимо от известности цены, оплаты и от того, передана ли заявка в финансы. Отгрузка с площадки не требует предоплаты: подтверждение заказа и заявка на оплату сами не списывают деньги. Черновик отгрузки на склад не попадает.

1. В карточке заявки откройте «Склады → Отгрузки» или перейдите по ссылке на отгрузку из списка отгрузок заявки.
2. Оформите приёмку фактически доставленного количества и проверьте складской остаток. При необходимости выдайте материал по складской заявке.
3. Вернитесь в исходную заявку: статус отгрузки станет «Принята частично» или «Принята полностью», а заявка — «Получена», когда принято всё количество.

Позиции, попавшие в смету

Автоматическая сверка со сметой отмечает только позиции, которых ещё нет в отгрузках, и сохраняет ссылку на строку сметы, основание и сотрудника в истории заявки.

Если по позиции уже сформирована отгрузка, отметку поставить нельзя: сначала разберите отгрузку, чтобы складские документы не разошлись с потребностью.

1. Откройте заявку. Позиции, найденные в действующей смете проекта, отмечены подсказкой «Найдено в смете».
2. Нажмите «Отметить» в подсказке или «Не требуется» у конкретной позиции. Позиция получит статус «Закупка не требуется», а её остаток перестанет числиться потребностью.
3. Если материал нужно всё-таки купить, нажмите «Вернуть в закупку» у позиции.
4. Когда все позиции заказаны или отмечены, заявка получает статус «Закупка не требуется» либо «Заказана» и больше не предлагает новые отгрузки.

Указать стоимость после приёмки

Для уточнения цены не нужно отменять приёмку, возвращать выданные материалы или повторно создавать складские документы. Цена 0 при неизвестной стоимости не означает, что заказ оплачен или материал окончательно бесплатный.

Если цены известны только для части позиций, текущая сумма и непогашенный остаток рассчитаны только по указанным ценам. После внесения остальных цен они уточнятся.

Новая сумма не может быть ниже фактически оплаченной. Повторное сохранение тех же цен не добавляет новую корректировку.

1. В карточке заявки в списке отгрузок нажмите «Указать стоимость» — или откройте саму отгрузку и нажмите «Указать / уточнить стоимость».
2. Внесите фактические цены позиций, укажите причину изменения и нажмите «Сохранить стоимость».
3. Проверьте сумму отгрузки и финансовый статус: «Стоимость не указана», «Ожидает оплаты», «Оплачена частично», «Оплачена».
4. При необходимости откройте «История стоимости» в карточке заказа: там сохраняются прежняя и новая стоимость, причина, сотрудник и время.

Передать в финансы

Нулевая стоимость не позволяет передать заявку на оплату: сначала укажите цены позиций. Непогашенная сумма — стоимость отгрузки за вычетом фактических платежей, независимо от получения или выдачи материалов.

Из карточки заказа доступны и прямые действия «Оплатить» и «Доплатить». Если счёт не подставляется, окно оплаты объяснит причину: например, единственный счёт создан для демонстрационного проекта и в рабочих проектах не используется. Добавьте рабочий счёт в «Настройки → Финансы компании → Счета» — он сразу появится в оплате всех проектов; демонстрационные счета там помечены.

1. В карточке заявки в строке нужной отгрузки нажмите «Заявка на оплату». Если ожидающая заявка уже существует, сумма и номер не дублируются.
2. Откройте «Финансы» по ссылке из уведомления или найдите связанную заявку по проекту и заказу.
3. Финансовый сотрудник фиксирует фактический платёж. При частичной оплате долг уменьшается, после полной — становится равен нулю.
4. Проверьте, что приёмка, выдача и их количества сохранились, а финансовый статус отгрузки обновился.

Кого уведомляет новая заявка

Как только заявка сохранена, уведомление получают все участники объекта, у которых есть доступ к проекту, — включая тех, кого добавили в снабжение. Автору заявки уведомление не приходит: он и так знает, что её создал.

Во внутреннем журнале уведомление появляется сразу. В ВК, MAX или на почту оно уходит только если эти каналы включены в ваших настройках; получатель увидит номер заявки, количество позиций и имя автора, а по ссылке откроется сама карточка.

Приёмка материала на склад тоже уведомляет снабжение и кладовщиков. Отключить уведомления о заявках можно в «Настройки → Уведомления»: событие «Новая заявка на закупку» переводится в режим «Выключено» или отключаются внешние каналы. Внутренний журнал остаётся включённым всегда.

Статусы заявки и отгрузки

У отгрузки свои статусы: складской — «К приёмке», «Принята частично», «Принята полностью» (или «Черновик»), финансовый — «Стоимость не указана», «Ожидает оплаты», «Оплачена частично», «Оплачена», для давальческого материала — «Давальческий материал». Складской и финансовый статусы независимы: материал можно принять до оплаты.

Отгрузка с площадки на складе помечена «Вне сметы». Неизвестный технический код в интерфейсе показывается как «Статус не определён».

Удаление и история

История заявки сохраняет создание, изменение, взятие в работу, отгрузки и отметки «закупка не требуется» с основанием и сотрудником. Удаление отгрузки не удаляет исходную потребность.

1. У новой заявки нажмите «Удалить», если действие разрешено. После начала обработки удаление выполняет снабжение; действующие отгрузки необходимо разобрать отдельно.
2. Обновите материалы проекта и общий реестр снабжения: заявка исчезнет из действующих записей.
3. Выберите «Удалённые» или «Все, включая удалённые» и откройте номер. Состав останется доступным для просмотра.
4. Верните фильтр «Действующие». Удалённая заявка не участвует в текущих показателях и её номер не используется повторно.

Проверить новый маршрут

1. В тестовом проекте без сметы создайте заявку на два материала. Проверьте её номер на сайте и телефоне после синхронизации.
2. Снабженцем возьмите заявку в работу; убедитесь, что автор больше не может сохранить изменения.
3. Создайте отгрузку только на часть одной позиции. Проверьте остатки обеих позиций, сохранение исходного номера и появление отгрузки в «Склады → Отгрузки» со статусом «К приёмке».
4. Примите и выдайте материал до оплаты. Проверьте пометку «Вне сметы» и складские количества.
5. Укажите стоимость после приёмки и передайте отгрузку в финансы. Проверьте частичную и полную оплату и уменьшение долга; повторная отправка не должна создавать дубль.
6. Добавьте материал из заявки в смету проекта и нажмите «Отметить» в подсказке сверки: позиция должна получить статус «Закупка не требуется», а остаток — обнулиться. Проверьте, что по позиции с отгрузкой отметка недоступна.
7. Удалите отдельную новую заявку. Убедитесь, что она скрыта из действующих списков, открывается в фильтре «Удалённые» и не участвует в показателях.
8. В общем снабжении переключите проекты. Заявки и отгрузки должны оставаться в проекте своей исходной заявки.