Потребность показывает, что нужно обеспечить по текущему договорному плану. Заказ объединяет выбранные позиции с поставщиком, складом и условиями. Откройте проект → «Снабжение» и проверьте контур. Подготовьте цены, сроки доставки и основание оплаты. Пройдём от остатка потребности до сохранённого заказа и его передачи финансовому сотруднику.

В учебном примере два кубометра бетона по шесть тысяч пятьсот рублей и сто кирпичей по тридцать рублей дают шестнадцать тысяч рублей. Сверьте не только итог, но и единицы. Материал заказчика оформляйте давальческим: физическое получение и дальнейшую выдачу нужно учесть, хотя собственной оплаты поставщику нет.

В проекте откройте «Снабжение». В «Поставках» видны потребности из текущей договорной сметы и вручную добавленные позиции. В «Заказах поставщикам» находятся уже созданные документы. Потребность — что ещё нужно обеспечить. Заявка на закупку, или заказ поставщику, объединяет позиции, цены, поставщика, склад и сроки. Поступление оформляется отдельно в «Складах», а платёж — в «Финансах». В учебном примере частного дома оформлен учебный заказ: бетон 2 м³ и кирпич 100 шт. на 16 000 ₽. Материалы приняты учебным поступлением и выданы по учебной заявке на выдачу. Оплата и приёмка проверяются отдельно.

Проверьте проект, смету и показатели: бюджет закупок, заказано, принято по заказам, не обеспечено и отклонение от плана. Найдите ресурсы поиском. При необходимости выберите тип, период, наличие заказа и превышение бюджета. В строке ресурса проверьте количество, плановую цену и срок потребности. Комментарии откройте кнопкой рядом с названием. Добавьте уточнение по марке, доставке или разгрузке. Отметьте нужные позиции галочками. Для диапазона используйте Shift и последнюю строку. Нажмите «Создать заказ на остаток». В заказ попадёт объём, ещё не закрытый действующими заказами. Перед сохранением проверьте состав. Для Excel используйте «Выгрузить в Excel» и проверьте, какие выбранные или отфильтрованные строки попадут в файл. Связь с номером уже есть, но закупка ещё не прошла необходимое оформление. Откройте заказ и завершите отправку и финансовые условия. Галочка выбора строки сама по себе не означает «закуплено».

Выберите тип. Для обычной покупки — «Оплата поставщикам»; для материалов заказчика — «Давальческий материал». Выдачу имеющегося остатка оформляют складской заявкой. Укажите поставщика, склад назначения, срок оплаты и срок доставки. Проверьте адрес, получателя и условия разгрузки в комментарии. Уточните количество и цену каждой строки. При необходимости добавьте внесметную позицию. Сверьте итог и отклонение от плановой стоимости. Приложите счёт поставщика. Можно использовать PDF, изображение, Excel или Word; размер одного файла — до 50 МБ. Нажмите сохранение черновика, если сведения ещё уточняются. Черновик можно снова открыть и изменить. Когда состав готов, нажмите «Отправить на оплату». После отправки проверьте состояние заказа и его появление в финансах. Они поступают от заказчика без расходов компании: укажите стоимость материалов заказчика. Она учитывается в заказе, но финансовая оплата поставщику не создаётся. Фактическое поступление и дальнейшую выдачу всё равно оформляют на складе.

Сверьте номер, состав и появление заказа в финансах. Сопоставьте количество с остатком потребности, чтобы не оформить повторную закупку. Ошибочный черновик исправьте до отправки. При оплате или складских движениях используйте обратный маршрут карточки. Появившийся номер не подтверждает ни оплату, ни доставку.