Выберите управленческий вопрос: что выполнено, где задержка и кто кому должен.
Выберите управленческий вопрос: что выполнено, где задержка и кто кому должен. В «Отчётах» установите период и проект. Сравнивайте одинаковые основания: выполненный объём, подписанный акт, приёмку или деньги. У заказчика, подрядчика и поставщика долг опирается на разные события, поэтому общий знак разницы требует пояснения.
Откройте «Отчёты» в левом меню и нужную вкладку. Укажите «С» и «По»: обе даты входят в период. В «Проект» оставьте «Все проекты» или выберите один объект. Для «Прибыль и убытки» выберите метод «Кассовый» либо «Начисление». Нажмите «Обновить». Проверьте верхние показатели и итоги таблицы. Нажмите доступную синюю сумму или строку, чтобы увидеть расшифровку. После проверки закройте её.
«Прибыль и убытки» показывает доходы, расходы и результат периода. Он позволяет отдельно оценить деньги и результат выполнения. «Движение денег» показывает входящий остаток, поступления, выплаты и исходящий остаток по счетам и месяцам. «Проектные финансы» показывает подтверждённые доходы и расходы объектов по месяцам. «Отчёт по выполнению» объединяет акты проектов, их количество, стоимость с НДС, оплату и остаток. Отменённые акты исключаются. «Проектные сроки» показывает завершённые, текущие и просроченные работы, а также риск по датам. Во взаиморасчётах с заказчиком сопоставляйте выполнение, подписанные акты, полученные деньги и остаток его обязательств. Во взаиморасчётах с подрядчиком сопоставляйте выполненное, закрытое актами, оплаченное и разницу перед подрядчиком. Во взаиморасчётах с поставщиками сопоставляйте заказанное, принятое по складским документам и оплаченное связанными расходами.
Платёж должен быть связан с нужным актом, заказом или контрагентом. Свободная ручная операция с похожим назначением может не закрыть долг исходного документа. В разделе «Заказчик» сопоставьте выполненное, закрытое актами и полученное. Уточните, по выполнению или подписанным актам вы проверяете долг. Показатель «Подрядчик» означает следующее: «Не закрыто» — выполнено минус закрыто актами. «Разница» — закрыто актами минус оплачено: положительная сумма показывает долг, отрицательная — возможный аванс. Показатель «Поставщик» означает следующее: «Разница» — принято минус оплачено: положительная сумма показывает обязательство, отрицательная — возможную предоплату. Заказанное количество ещё не означает фактическую приёмку.
Отчёт ничего не проводит и не отменяет. Ручное изменение Excel меняет только файл. Если сумма задвоена, проверьте, не создана ли отдельная ручная оплата поверх оплаты заказа, акта или ведомости. Если строка отсутствует, проверьте статус и даты. Для большого периода выберите отдельный проект и сузьте даты. После настройки периода, проекта и метода откройте «Выгрузить в Excel» и выберите текущий отчёт. Выгрузка учитывает выбранные условия. При расхождении откройте исходную операцию или документ. Проверьте дату, проект, счёт, статью, статус и привязку оплаты. Выполните исправление в источнике: отмените ошибочный платёж, скорректируйте поступление, расход, факт или акт. Сохраните требуемую причину. Вернитесь в отчёт → «Обновить» и сравните сумму. Для передачи новой версии выгрузите Excel заново с различимым названием.
Процент выполнения появляется по подтверждённым фактам работ текущей опубликованной договорной сметы. Одних плановых задач или сформированного файла акта для этого недостаточно. В блоке «Сроки и объёмы» проверяйте даты, прогресс, остаток и отставание. При проблеме откройте график и соответствующую работу. Сводка по работам показывает стоимость выполнения, не начатые, законченные и просроченные позиции. В разделе «Взаиморасчёты с заказчиком» сопоставьте выполнено, закрыто актами и получено. Подписание и получение денег — разные события. В разделе «Взаиморасчёты с подрядчиком» сравните выполненное, подписанные акты и реальные оплаты подрядчику. В разделе «Взаиморасчёты с поставщиком» сверьте заказ, проведённую приёмку и связанные с заказом оплаты.
Проверьте исходные акты, заказы, поступления и связанные платежи. Уточните, является отрицательная разница авансом, а положительная — обязательством. Для сроков проверьте даты и подтверждённый факт. После исправления обновите отчёт. Отменённый документ проверяйте в истории, не добавляя его повторно к действующему итогу.