Карточка контрагента связывает проект, заказ, акт и платёж с конкретным человеком или организацией.
Карточка контрагента связывает проект, заказ, акт и платёж с конкретным человеком или организацией. Перед добавлением найдите партнёра по ИНН или телефону: похожие названия часто приводят к дублям. В этом уроке вы заполните контакты и реквизиты, зададите условия работы, затем узнаете, как прекратить новые операции с сохранением истории. Карточка сотрудника как контрагента не заменяет приглашение пользователя и настройку его прав в компании.
В «Контрагенты» ведут поставщиков, заказчиков, подрядчиков и сотрудников. Сохранённые карточки выбирают в проектах, закупках, актах и платежах. Перед добавлением найдите организацию по ИНН или телефону: это помогает избежать дублей с разным написанием названия.
«Карточки / Таблица» переключает представление. Выбранный вид запоминается в текущем браузере. Фильтр типа оставляет поставщиков, заказчиков, подрядчиков или сотрудников. «Все типы» возвращает общий список. Поиск помогает найти название, юридическое название, ИНН, КПП, ОГРН, телефон, email, контактное лицо, адрес, ответственного, регион, теги или комментарий. Откройте найденную карточку для проверки и редактирования. Если подходящей карточки нет, нажмите «Добавить контрагента».
В поле «Компания / ФИО» укажите обязательное название контрагента. Для организации, у которой покупаете материалы, выберите тип «Поставщик». Заполните рабочие телефон и Email, укажите контактное лицо — менеджера, с которым обсуждают заказ. При необходимости добавьте сайт и фактический адрес офиса или склада. Используйте понятное короткое имя для списка, а полное юридическое наименование внесите в отдельной вкладке. Перед сохранением сравните карточку с результатами поиска, чтобы не создать дубль существующего партнёра.
Перенесите реквизиты из проверенного документа организации. Заполните юридическое наименование, ИНН, КПП и ОГРН; для предпринимателя используйте соответствующие ему реквизиты. Укажите ОКПО, когда он требуется форме. Внесите имя подписанта и его должность. Затем заполните банк, БИК, расчётный и корреспондентский счета и юридический адрес. Перед оплатой сверяйте получателя и счёт ещё раз. Исправление карточки не заменяет проверку уже подготовленного договора, платежа или печатной формы. После сохранения откройте карточку повторно и убедитесь, что реквизиты не потеряли цифры и не содержат опечаток.
В «Рейтинг» выберите «Без рейтинга» или оценку от 1 до 5, статус, надёжность и ответственного сотрудника. Комментарий к рейтингу объясняет факты: сроки, качество, комплектность документов, скорость исправлений. Статусы «Предпочтительный», «Обычный» и «Резервный» помогают команде выбирать партнёров. «Не задано» оставляет оценку открытой. В предпочтениях заполните оплату, доставку или выезд, регион и теги. Например: «Отсрочка 10 дней», «Доставка до объекта», «бетон, Истра». В «Комментарий» внесите внутреннюю заметку для команды. Не записывайте там пароли или коды подтверждения.
Если контрагент уже связан с документами, перед сменой типа проверьте их. Не создавайте дубль только из-за другой записи названия. Для передачи отношений другому менеджеру смените ответственного и оставьте понятную заметку. Проверьте «Компания / ФИО», тип, контакты и реквизиты. Нажмите «Сохранить». Карточка появится в реестре и доступных списках выбора. Откройте заказ, акт или проект и выберите сохранённого контрагента. Если обнаружена опечатка, исправьте существующую карточку. «Отмена» или крестик закрывает незавершённую форму без сохранения.
Так можно остановить новые операции с партнёром, сохранив прошлые закупки, акты и платежи. Этот статус сам по себе не отменяет ни один из связанных документов. В карточке укажите статус «Не использовать» или нажмите одноимённое действие в реестре. Подтвердите действие. Контрагент будет отмечен как неиспользуемый; его история и связи с документами сохранятся. Чтобы снова работать с ним, найдите карточку и откройте её. Во вкладке рейтинга выберите «Обычный» или другой рабочий статус и сохраните. Проверьте возможность выбрать его в новом документе.
В табличном виде поставьте галочки у строк. Галочка в заголовке выбирает показанные строки; Shift помогает выделить диапазон. Перед действием проверьте «Выбрано N». «Снять выбор» очищает галочки. Массовое действие «Не использовать» меняет состояние выбранных контрагентов с сохранением документов и связей. Вернуть каждого можно через статус в карточке. Массовое изменение реквизитов или типа здесь не предусмотрено: откройте нужную карточку отдельно.
Если карточка не находится, снимите фильтр типа и попробуйте поиск по ИНН, телефону или юридическому названию. Для поставщика в закупке проверьте, что карточка сохранена и её тип подходит для выбора. Статус «Не использовать» может объяснять отсутствие прежнего партнёра в новых документах; при возобновлении работы верните рабочий статус. Если обнаружены дубли, сравните реквизиты и выберите основную карточку. Лишнюю отключите с сохранением старых связей. При неверных данных печатного документа проверьте и выбранного контрагента, и актуальность самого файла.
При заполнении поставщика различайте короткое название для списка и юридическое наименование для документов. Укажите контактное лицо, которое отвечает за поставку, а в банковских данных сверяйте получателя и расчётный счёт по проверенному источнику. В рейтинге полезен конкретный комментарий: какой срок был нарушен или какие документы пришлось исправлять. Общая оценка без пояснения мало поможет другому снабженцу выбрать партнёра.
После сохранения проверьте выбор карточки в нужном документе. Если контрагент не предлагается, уточните тип и рабочий статус. Для дубля сначала найдите связанные операции, выберите основную карточку и пометьте лишнюю «Не использовать». Это сохраняет прежние связи и не отменяет документы. Чтобы возобновить работу, верните рабочий статус и сохраните карточку. После изменения реквизитов заново проверьте сформированные файлы перед отправкой.