Шаблон позволяет подготовить договор, приложение или другой документ с данными проекта.
Шаблон позволяет подготовить договор, приложение или другой документ с данными проекта. Сначала решите, будет ли он общим для компании или нужен только одному объекту. Подготовьте проверенный текст и определите, какие сведения должны подставляться автоматически. В этом уроке вы создадите шаблон, выберете источники данных и проверите готовый файл. Пример на экране учебный; перед использованием собственного документа проверьте его содержание и реквизиты.
Для договора или другого документа по своему образцу откройте проект и вкладку «Документы». Подписанный акт, УПД поставщика и фотографию приёмки прикрепляйте к исходному акту, заявке или поступлению. Общие материалы объекта храните во вкладке «Файлы». Для папок всей компании используйте «Сметрум.Диск». Рабочий текст редактируют в «Электронных документах», а свободный расчёт — в «Электронных таблицах». Выбирайте место по назначению материала, чтобы другой сотрудник смог найти не только файл, но и операцию, к которой он относится.
Изменение шаблона не переписывает ранее сформированные файлы. Общие шаблоны компании также доступны в «Настройки → Конструктор». Откройте проект → «Документы» → «Шаблоны». Нажмите «Создать шаблон» или загрузите готовый DOCX. Для нового шаблона укажите название и место: «В проект» либо «Для компании». Общий шаблон используется в разных проектах и требует соответствующих прав. Введите текст. В блоке «Переменные» найдите нужные данные, нажмите на переменную и вставьте её в текст: вместо неё при формировании появится название проекта, реквизит или сумма. Нажмите «Сохранить шаблон». Для изменения нажмите карандаш у существующего шаблона, внесите правки и сохраните.
Откройте вкладку «Сформировать», выберите шаблон, затем проверьте «Смета и договорная версия». Укажите заказчика и подрядчика. Если шаблону нужны акт, складская операция, платёж, согласование или задача, раскройте «Дополнительные данные» и выберите нужный источник. Введите понятное название файла, например «Договор — Дом в Истре — 06.09.2026». Нажмите «Сформировать документ». Дождитесь результата во вкладке «Готовые документы». Откройте или скачайте файл. Проверьте стороны, адрес, номер, дату, суммы и подписи. Готовый файл также можно найти во вкладке «Файлы».
Удаление или редактирование скачанного файла не отменяет оплату, поступление, выдачу или акт в программе. Чтобы изменить учёт, используйте действия в исходном документе. Если файл не виден, сначала очистите фильтры и проверьте выбранный проект и права доступа. Определите, где ошибка: в исходных данных проекта, реквизитах стороны, шаблоне или только в тексте отдельного файла. Исправьте соответствующий источник. Если неверны количество или сумма первичного документа, вернитесь к заявке, поступлению или акту и выполните предусмотренную там корректировку. Сформируйте файл заново с различимым названием: «Учебный отчёт · Проверенная редакция». Сохраните прежний согласованный вариант и приложите новый к тому же документу. Проверьте готовую версию перед отправкой. Если предыдущую уже передали другой стороне, сообщите, какой вариант следует использовать.
Не набирайте название переменной по памяти. Найдите её в блоке «Переменные», скопируйте нажатием и вставьте в нужное место текста. В отличие от обычной фразы, переменная должна быть распознана при формировании. Для пробной проверки выберите проект с заполненными сведениями и нужную договорную версию сметы. Если шаблон использует акт или платёж, укажите его в дополнительных данных. Пустое поле в результате сначала ищите в соответствующем источнике.
После формирования откройте файл, а не ограничивайтесь появлением его названия в списке. Проверьте стороны, адрес, номер, дату, суммы, основание и места подписей. При ошибке определите, что нужно исправить: реквизиты, шаблон или исходный документ. Сформируйте новую различимую редакцию. Изменение шаблона не переписывает ранее скачанные файлы, а удаление файла не отменяет хозяйственную операцию.