Печатная форма берёт сведения из исходного документа.
Печатная форма берёт сведения из исходного документа. Поэтому сначала нужно проверить закупку, плановый платёж или поступление, а затем формировать файл. В этом уроке разберём заявку поставщику, счёт заказчику, УПД и ТОРГ-12. Для каждой формы важно знать, откуда берутся строки и какое событие она описывает. Скачивание файла не подтверждает оплату или получение материалов.
Печатный документ собирается из уже введённых данных. Сначала проверьте закупку, поступление, выдачу, расход или акт, затем формируйте файл. Для заказа поставщику нужна заявка и приложенный счёт; для проведённого поступления доступны УПД и ТОРГ-12. Выдачу материалов сопровождают лист выдачи и М-11, фактическое использование — сохранённый расход заявки и отчёт М-29 за период. Для перемещений и отдельных списаний проверьте складской реестр и выгрузите его в Excel. Формы КС относятся к выполнению и актам работ. Перед передачей сверяйте реквизиты, номер, дату, основание, стороны, единицы, количество, цены, налоги и подписантов. Скачивание файла само по себе не оплачивает заказ, не принимает материалы и не подписывает акт.
Если ошибка только в черновике, исправьте заказ и сформируйте новый файл. Если заказ уже отправлен на оплату или прошёл дальше, используйте доступный возврат этапа либо «Отменить все операции», проверьте список действий и только после этого исправляйте источник. Отмена учётной оплаты не возвращает банковский перевод. Откройте карточку закупки. Заполните поставщика, позиции, количество, единицы, цены и условия. Сохраните документ. В «Сформировать» выберите «Заявка поставщику» для списка необходимых позиций. Счёт, полученный от поставщика, прикрепите к закупке. Откройте результат. Сверьте покупателя, поставщика, дату, номер, строки и сумму. Если нужна собственная форма, выберите «Документ по шаблону», укажите шаблон и проверьте готовый DOCX.
Сформированный счёт ещё не означает получение денег. После фактической оплаты зарегистрируйте её предусмотренным действием. При ошибке исправьте плановый платёж и сформируйте новый счёт; учтённую ошибочную оплату отменяют отдельно в исходной операции. Откройте план платежей проекта и выберите входящий платёж от заказчика. Проверьте дату, сумму, назначение, заказчика и реквизиты компании. Используйте действие формирования счёта у выбранного платежа и откройте готовый файл. Проверьте основание, сумму и банковские реквизиты.
Таблица содержит фактические позиции: итог идёт после последней строки. При нескольких страницах сохраняются общий номер и дата, сквозные позиции, повторяемая шапка и нумерация страниц. Это один документ. Если приёмка ошибочна, в карточке используйте «Корректировка поступления»: укажите правильное итоговое количество и причину. При отмене учитывайте последующие выдачи и перемещения; сначала устраните зависимые события. После корректировки заново сформируйте форму. Excel здесь предназначен для печати и проверки; его не следует выдавать за электронный документ для оператора ЭДО. Откройте «Склады → Поступления» и нужный документ. Проверьте отправителя, принявшего, склад, номер, дату, позиции, количество и цену. В «Сформировать» выберите «УПД» либо «ТОРГ-12». В готовом файле проверьте стороны, реквизиты, основание, налоговые поля, строки, итог и подписи. Подписанный документ поставщика приложите к поступлению, выбрав соответствующий вид файла и его реквизиты.
Откройте исходный документ и убедитесь, что его текущий статус и количество соответствуют реальности. Проверьте историю отмены или корректировки и связанные остатки, оплаты либо объёмы работ. Сформируйте документ заново. Проверьте реквизиты, номер, дату, период, строки, итог и подписи. Сохраните файл с понятной датой или редакцией и приложите его к источнику. Предыдущий подписанный вариант сохраняйте как историю, а не используйте как текущий.
Перед передачей формы сравните её с карточкой источника: номер и дату, стороны, склад или объект, количество, единицы, цены и итог. Если поставщик привёз часть заказа, документ поступления должен отражать полученную часть. Полный заказ и фактическая приёмка могут содержать разные количества. Полученный от поставщика подписанный документ прикладывают к соответствующему поступлению. Сформированная программой таблица для проверки не становится от этого подписанным документом поставщика.
Если ошибка обнаружена после проведения поступления, исправьте исходную операцию предусмотренной корректировкой, учитывая последующие движения. Затем создайте новую печатную форму и проверьте результат ещё раз. Для платежа различайте выставленный счёт и фактическое поступление денег. В названии исправленного файла укажите редакцию или дату. Прежний подписанный вариант храните как историю, а не используйте вместо текущего.