В складском учёте выдача, расход, возврат, перемещение и списание — разные события.
В складском учёте выдача, расход, возврат, перемещение и списание — разные события. Их печатные формы также различаются. В уроке разберём, когда нужен лист выдачи, откуда берётся М-11, что показывает М-29 и где формируют документы перемещения и списания. Полный порядок проведения складских операций изучается в уроках склада; здесь наша задача — выбрать правильный источник и проверить готовую форму.
Лист можно подготовить до выдачи. Исправление распечатки не меняет выданное количество; ошибку проведённой выдачи исправляют в самой заявке. Создайте или откройте заявку на выдачу. Выберите получателя, складские партии и необходимое количество. Выберите «Сформировать → Лист выдачи». Проверьте позиции и места хранения. Пустую графу фактической выдачи можно заполнить при передаче материалов. После фактической передачи проведите выдачу в заявке. Подписанный лист приложите в «Файлы заявки» с видом «Лист выдачи».
По заявке формируется одна сводная М-11 на все её действующие проведённые выдачи. Частичные выдачи сохраняются отдельными событиями истории. Реальный возврат материала оформляется отдельно и не переписывает первоначальную выдачу в М-11. Если ошибочна сама выдача, распроведите заявку, исправьте её и снова проведите выдачу, затем сформируйте новую М-11. Прежний подписанный вариант храните вместе с пояснением об исправлении. Откройте заявку, по которой материалы уже выданы. Выберите «Сформировать → М-11». До проведения выдачи этот пункт недоступен. Проверьте организацию, подразделения, номер и дату, коды, наименования, единицы и фактически выданное количество. Подпишите документ у передающей и принимающей сторон. Загрузите скан в «Файлы заявки → Подписанная М-11».
М-29 ничего не списывает. Если факт расхода неверен, вернитесь к заявке и исправьте расход доступным действием. Если неверна норма — проверьте смету и подтверждённые факты работ. Затем сформируйте отчёт повторно. При полном распроведении заявки история расхода и возвратов сохраняется. В заявке на выдачу укажите реально израсходованное количество и нажмите «Сохранить расход». Выданное и израсходованное — разные величины. Для отдельного события откройте документ расхода в складском журнале, проверьте его строки и выгрузите реестр в Excel. Для проверки за период откройте меню формирования склада → «Материальный отчёт М-29». Выберите месяц либо диапазон дат в пределах одного календарного года. Проверьте объект, период, нормативную потребность, фактический расход и отклонение. Подтверждённый объём работ помогает рассчитать норму; в факт расхода входят сохранённые складские расходы.
Сначала оформите перемещение: укажите материал, количество, склад отправителя и склад получателя. Откройте сохранённый документ и проверьте его строки и статус. Если перемещение ошибочно, используйте доступное действие распроведения; зависимые операции сначала нужно отменить отдельно. Для проверки склада откройте общую «Отчётность», выберите нужные проект и склад и выгрузите реестр в Excel. В карточке заявки меню «Сформировать» содержит лист выдачи, М-11 и М-29; М-11 доступна после фактической выдачи. У проведённого поступления доступны УПД и ТОРГ-12. Выгрузка не перемещает материал и не отменяет событие. Перед передачей файла сверяйте склады, основание, дату, единицы, количество и сумму. Расход на выполненные работы фиксируйте через расход заявки и проверяйте в М-29.
Откройте исходный документ и убедитесь, что его текущий статус и количество соответствуют реальности. Проверьте историю отмены или корректировки и связанные остатки, оплаты либо объёмы работ. Сформируйте документ заново. Проверьте реквизиты, номер, дату, период, строки, итог и подписи. Сохраните файл с понятной датой или редакцией и приложите его к источнику. Предыдущий подписанный вариант сохраняйте как историю, а не используйте как текущий.
Рассмотрим пример: кладовщик передал материал бригаде, но часть осталась неиспользованной. Количество в выдаче не нужно автоматически считать расходом на выполненные работы. Выдачу подтверждает её документ, фактическое использование фиксируют отдельно, остаток у бригады при необходимости возвращают. Для отчёта за период сверяйте не только дату и объект, но и источник нормы и факта. Разные единицы материалов нельзя складывать в одно физическое количество.
Сначала исправляйте количество в исходном складском документе, затем заново формируйте файл. Сам М-29 не списывает материал и не меняет остаток. Для перемещения проверьте оба склада, для отдельного списания — партию и причину. Сверяйте страницы длинной формы, чтобы последние строки и подписи не потерялись при печати. Приложенный подписанный документ должен относиться именно к проверяемой операции.