Приглашайте коллег под их собственными аккаунтами.
Приглашайте коллег под их собственными аккаунтами. Тогда задачи, действия и согласования будут связаны с конкретными людьми. До отправки определите роль сотрудника и список объектов, с которыми он должен работать. В нашем учебном примере прораб ведёт один дом, а снабженец работает с несколькими площадками. Для них могут потребоваться разные назначения. Само наличие фамилии в таблице ещё не доказывает, что приглашение принято и доступ к работе открыт.
Роль компании задаёт основные права сотрудника в общих разделах. Доступ к проектам определяет, видит ли человек все объекты или только назначенные. Для отдельного объекта можно выбрать особую роль; вариант «Наследовать роль компании» оставляет обычные разрешения. Матрица прав отдельно регулирует просмотр, изменение, удаление, экспорт и денежные показатели. Кроме роли учитывайте места по тарифу: сотрудник может оставаться в списке, но не иметь действующего доступа. Например, прорабу нужны его объекты и оперативные записи, бухгалтеру — разрешённые финансовые документы и отчёты.
Откройте «Сотрудники» → «Приглашения и сотрудники». В поле Email введите почту коллеги, выберите «Роль» и нажмите «Отправить приглашение». Проверьте сообщение об отправке. Если письмо не доставлено, используйте показанную ссылку-приглашение. До принятия приглашение находится в «Ожидают принятия». После принятия сотрудник появляется в таблице участников. Проверьте его роль, доступ к проектам и колонку «Доступ». При необходимости назначьте отдельные проекты.
Вернитесь в «Приглашения и сотрудники» и найдите человека. В колонке «Роль компании» выберите роль. Изменение сохраняется сразу. Уточните доступ: все проекты или только назначенные. Откройте «Роли в проектах» в строке сотрудника. Найдите объект, выберите подходящую роль или «Наследовать роль компании» и нажмите «Сохранить». Проверьте число проектных назначений в таблице. Попросите сотрудника обновить страницу и открыть нужный проект. Прораб отвечает за один дом и не должен видеть остальные объекты. Выберите «Только назначенные» и назначьте его на нужный объект. Изменение проектной роли не меняет права в общих финансовых разделах компании.
Ошиблись ролью — выберите правильную в строке сотрудника. Для отдельного объекта исправьте проектное назначение. Приглашение ещё не принято — нажмите «Отменить» в блоке ожидающих. Чтобы пригласить снова, отправьте новое приглашение с верным email и ролью. Сотрудник больше не работает в компании — используйте удаление участника, если оно доступно вашей роли. Владельца и самого себя удалить нельзя. Перед удалением участника передайте его текущие задачи и проверьте маршруты, где он назначен согласующим. Удаление сотрудника не отменяет созданные им хозяйственные документы. Для уже удалённого участника отдельной кнопки восстановления здесь нет: возвращение в команду оформляют новым приглашением.
Если приглашение не отправляется, проверьте право изменения сотрудников и число мест по тарифу. Если человек есть в таблице, но вход закрыт, посмотрите колонку «Доступ». Для отсутствующего проекта проверьте режим «Только назначенные» и само назначение. Когда раздел виден, а кнопка не работает, уточните разрешения роли и состояние документа или проекта. Лишние суммы скрывают через право «Деньги» в соответствующем разделе. После изменения попросите сотрудника обновить страницу и проверьте доступ повторно. Вторую карточку того же человека создавать не нужно.
Сначала проверьте адрес, затем отправьте приглашение. После принятия найдите сотрудника в таблице и последовательно проверьте роль компании, доступ к проектам и колонку «Доступ». Если выбран режим «Только назначенные», добавьте нужный объект и сохраните его роль. Попросите коллегу обновить страницу и открыть объект под своим аккаунтом. Такая проверка показывает фактический доступ лучше, чем просмотр таблицы владельцем, у которого возможностей больше.
При уходе сотрудника сначала проверьте его незавершённые задачи и участие в согласованиях. Передайте работу, затем используйте доступное удаление участника. Старые документы от этого не отменяются. Если ошиблись адресом до принятия, отмените ожидающее приглашение и создайте новое. Возвращение удалённого участника оформляется новым приглашением. Не создавайте второй профиль человека только потому, что изменение роли не сразу отобразилось.