Откройте один проект с понятной текущей сметой и связанными документами.
Откройте один проект с понятной текущей сметой и связанными документами. Финальная сверка должна объяснить каждое количество и сумму, а не просто получить завершённые статусы. Пройдём прямую цепочку материалов, работы с актами и обратные действия. Проверим, что требуется перед завершением объекта.
Если цифры отличаются, сначала определите, что именно сравниваете. Можно полностью оплатить поставщику ещё не привезённый материал или выполнить работу, которую заказчик ещё не подписал. Это разные этапы одного процесса. Ответ на вопрос «Что договорились выполнить и купить» проверяйте по источнику «Текущая договорная смета». Одного следующего основания недостаточно: Рабочий черновик и старая версия. Ответ на вопрос «Что нужно закупить» проверяйте по источнику «Потребности снабжения». Одного следующего основания недостаточно: Галочка выбора строки. Ответ на вопрос «Что заказали поставщику» проверяйте по источнику «Оформленная заявка на закупку». Одного следующего основания недостаточно: Ручное поступление на склад. Ответ на вопрос «Что приехало» проверяйте по источнику «Проведённое поступление». Одного следующего основания недостаточно: Оплата или ожидаемая отгрузка. Ответ на вопрос «Что находится на складе» проверяйте по источнику «Остатки конкретной партии». Одного следующего основания недостаточно: Количество в заявке, ещё не выданной.
Ответ на вопрос «Что передали получателю» проверяйте по источнику «Выдача по складской заявке». Одного следующего основания недостаточно: Сохранение её черновика или резерв. Ответ на вопрос «Что израсходовали» проверяйте по источнику «Сохранённый расход по заявке». Одного следующего основания недостаточно: Факт выполненной работы. Ответ на вопрос «Что выполнили» проверяйте по источнику «Согласованные записи журнала работ». Одного следующего основания недостаточно: Непроверенная заявка исполнителя или оплата подрядчику. Ответ на вопрос «Что приняли стороны» проверяйте по источнику «Подписанные акты и их действующие редакции». Одного следующего основания недостаточно: Отправка на подпись. Ответ на вопрос «Что реально оплачено» проверяйте по источнику «Подтверждённые записи финансового журнала». Одного следующего основания недостаточно: План платежей и отметка «исполнено» в нём. Ответ на вопрос «Кто и почему изменил документ» проверяйте по источнику «История и предыдущие редакции самого документа». Одного следующего основания недостаточно: Только его текущий статус.
В проекте частного дома для примера оформлен отдельный учебный заказ: 100 кирпичей по 30 ₽ и 2 м³ бетона по 6 500 ₽. Всего — 16 000 ₽. Материалы приняты учебным поступлением, затем переданы по учебной заявке на выдачу. В ней выданы 60 кирпичей и 1 м³ бетона. Расход: 40 кирпичей и 0,5 м³ бетона. На склад возвращены 10 кирпичей. Эти документы показывают всю цепочку на небольших понятных количествах. По материалу «Кирпич» принято 100 шт, выдано 60 шт, израсходовано 40 шт и возвращено 10 шт. На складе осталось 50 шт, у получателя — 10 шт. По материалу «Бетон» принято 2 м³, выдано 1 м³, израсходовано 0,5 м³ и возвращено 0 м³. На складе осталось 1 м³, у получателя — 0,5 м³. На складе: 100 − 60 + 10 = 50. У получателя: 60 − 40 − 10 = 10. Расход 40 уже входит в выданные 60 и не вычитается со склада повторно.
В смете проверьте объёмы и сохраните текущую версию. В снабжении выберите нужные материалы. Создайте закупку, укажите поставщика, склад, сроки, цены и счёт. Сохраните и отправьте на оплату. Запишите фактическую оплату. Для учебной закупки итог — 16 000 ₽; частичную оплату также можно учитывать отдельными платежами. В «Складах → Отгрузки» создайте поступление на фактически прибывшее количество и приложите документы. Из остатков подберите партии в заявку на выдачу. Проведите её, выдайте материал и подтвердите получение. Сохраните фактический расход и оформите неиспользованный возврат. Проверьте остаток склада и количество у получателя. Откройте историю заявки и сверяйте каждое действие с подписанными документами и фотографиями.
Для исправления одного количества начните с самого позднего ошибочного этапа: измените расход либо верните неиспользованное. Для полного возврата складской заявки в черновик нажмите «Распровести». Расход, возвраты и выдачи будут отменены, история останется. После отмены последующих складских действий отмените поступление. Если у него были корректировки, приводите итог к нулю через корректировку. Затем отмените записи оплаты и верните закупку в черновик. Если от закупки отказываются полностью, в черновике отдельно нажмите «Отменить заказ». Вместо этих отдельных шагов можно открыть «Отменить все операции» в закупке и проверить предлагаемый список. Смешанные заявки, перемещения и корректировки сначала разбираются отдельно. Для учебной цепочки после полного отката в складе не останется принятых по ней материалов, выдача станет черновиком, а оплата будет отменена в учёте. История исходных этапов сохранится.
Отмена акта не отменяет склад, а отмена закупки не отменяет выполненную работу. Каждый документ сохраняет свою историю и свои последствия. Откройте работу из текущей сметы и запишите выполненный объём с датой, ответственным, комментарием и фото. Проверьте запись в журнале и согласуйте. Из доступного объёма создайте акт, укажите сторону, период и контрагента. Сверьте строки и подпишите акт после фактического принятия. Запишите связанную оплату. Если нужна новая редакция, используйте «Вернуть на исправление»: платежи и прежняя подпись останутся в истории, новый вариант потребует подписи. Если требуется отдельное изменение принятой суммы, создайте корректирующий акт на разницу. Для полной отмены откройте «Отменить акт и его платежи». При наличии корректирующих актов сначала отмените их. После отмены акта отдельно верните факты на согласование и исправьте. Затем пройдите согласование и оформление акта заново.
В снабжении нет необъяснённых незакупленных потребностей и заказов без оформления. Принятое количество соответствует поступлениям; выданное, расход и возврат сходятся внутри заявки. В журнале нет ошибочных или повторных фактов, а несогласованные записи видны отдельно. Акты содержат нужные объёмы и стороны; принятые суммы сопоставлены с оплатой. Журнал денег соответствует фактическим платежам и нужным счетам; ожидаемые строки плана не приняты за оплату. После исправления понятны причина, автор и история. Повторное проведение использует проверенный черновик и новые подтверждения. Статус «Завершён» — управленческая отметка. Он не закрывает долги автоматически и не отменяет документы, если затем понадобится исправление.
Если кнопка недоступна, учитывайте права пользователя, состояние проекта и более поздние документы. Подпись статуса не заменяет оплату, приёмку или подтверждение выполненного объёма. При состоянии «Операция: черновик» следующий шаг такой: Платёж ещё не проведён. Для исправления учитывайте следующее: Дату, сумму, счёт, основание и обязательные поля. При состоянии «Операция: проведена» следующий шаг такой: Изменяет учётный остаток счёта. Для исправления учитывайте следующее: Совпадает ли с фактическим платежом; связан ли нужный заказ, акт или табель. При состоянии «Операция: отменена / сторнирована» следующий шаг такой: Не входит в текущие суммы, но остаётся в истории. Для исправления учитывайте следующее: Баланс и обновлённый остаток к оплате исходного документа. При состоянии «План: ожидается / частично / исполнено / просрочено» следующий шаг такой: Управленческая отметка запланированного платежа. Для исправления учитывайте следующее: Есть ли реальная проведённая операция; сама отметка баланс не меняет.
При состоянии «Возмещение: ожидает / возмещено / не требуется» следующий шаг такой: Состояние расчётов по трате сотрудника. Для исправления учитывайте следующее: Сотрудника, чек и фактическое возмещение. При состоянии «Согласование: ожидает» следующий шаг такой: Решение ещё не принято. Для исправления учитывайте следующее: Состав документа и назначенного согласующего. При состоянии «Согласование: согласовано» следующий шаг такой: Получено положительное решение. Для исправления учитывайте следующее: Следующий доступный шаг в исходном документе. При состоянии «Согласование: отклонено» следующий шаг такой: Требуется исправление по причине решения. Для исправления учитывайте следующее: Исправить и повторно отправить по маршруту. При состоянии «Согласование: отменено / истекло» следующий шаг такой: Этот запрос больше не ожидает решения. Для исправления учитывайте следующее: Актуальную редакцию и необходимость нового запроса.
Сверьте незаказанные потребности, поставки, остатки у получателей, факты, акты и обязательства. «Завершён» не создаёт недостающие документы и не отменяет существующие. Сохраните номера источников для вопросов команды. При разрыве вернитесь к уроку соответствующего этапа и исправьте его основание.